海外での仕事

初めての海外出張! ~事前準備編~

2020年4月20日

初めての海外出張! ~事前準備編~

ザック

【経歴】とある大学 ▶︎ メーカーで技術営業 ▶︎ ドイツで新規開拓営業▶︎ 無職なう(転職活動中) 痩せるために禁酒に挑戦。効果が絶大で絶賛禁酒中!禁酒のあれこれなど書いています。

海外出張は本人にとっても会社にとっても一大イベントになります。
こちらの気持ちとは裏腹に、会社や上司からのお願いは意外とさらっとしていることも多いはずです。

社会人になり、人生初めての海外出張が決まったが、一体どうしたら?!とお困りの方の一助になるべく、大切なポイントについて紹介していきます。

国内出張とは異なり、海外出張の際にはあらかじめ準備しておかないと出張中に様々なトラブルに見舞われるリスクや、最悪は出張に行けなくなってしまうこともあります。

事前にしっかり準備すれば、出張の8割型はうまくいきます。

まずは、事前準備について大切なポイントについて紹介していきます。

ぜひご覧ください。

事前準備のスケジュールを立てよう

海外出張がきまったら、まずはスケジュールを立てましょう。

出張中の現地でのスケジュールは仕事の内容によってある程度決まってきますが、意外と重要なのが事前準備のスケジュールです。

事前準備に関わる期間のスケジュールも合わせてしっかり立てていきましょう。

海外出張での事前準備

海外出張で事前準備が必要なことは以下の通りです。

  • パスポートやビザ関連の確認
  • 現地スケジュール確認や移動手段の確保
  • 現地宿泊先の確保
  • 出張荷物のまとめ

意外とやることが多く、初めての場合はどれも時間がかかってしまいます。
また、パスポートやビザ関連は2週間~1か月発行に時間を要す場合がほとんどです。

早め早めに準備していくことが大切です。

海外出張の事前準備、参考スケジュール

下記は私の実体験をもとにした参考スケジュールです。

スケジュール概要説明
数か月~2週間前パスポートの
入手や有効期限確認
渡航先によってはビザが必要になるため、ビザの準備も進める
パスポートの残存期限が1年未満の場合は更新を行いましょう
1か月~2週間前飛行機の予約現地空港からのバスや電車など事前予約が必要な場合は予約をする
2週間前現地スケジュールの確定現地での参観予定や客先訪問予定についてまとめるその際、交通ルートなども事前に把握しておく
2週間前宿泊先の予約現地スケジュールに合わせた宿泊先を予約する
出発までの週末出張荷物のまとめ電源プラグやトラベル用の洗面用具、その他常備薬、化粧品などは時間に余裕があるときにまとめる
前日忘れ物チェック忘れ物がないか確認
最悪は空港で手に入れる

海外出張が決まったら、まずはパスポートの発行、入手を行いましょう。
すでにパスポートをお持ちの方は残存期限が十分に残っていることを確認しましょう。
残存期間が1年未満の場合は更新をおすすめいたします。

パスポート、ビザの準備ができたら、飛行機を予約しましょう。
必要に応じて、空港到着後の市内への交通手段なども合わせて確保しておきましょう。

現地スケジュールについては大半は事前に決まっていることがほとんどだと思いますが、詳細をつめて現地スケジュールを確定させましょう。
この時に、自宅から空港の交通手段や現地での移動手段やルートもあらかじめ確認をしておきましょう。

現地スケジュール詳細が決まったら、宿泊先を予約しましょう。
目的地に近い場所、交通の便が良い場所、それぞれ目的に合わせて選択しましょう。

出張に必要な物品は休日を利用して準備し、出張荷物をまとめましょう。
初めての海外出張ともなると、意外に物品を集めるのが大変だったりします。
余裕を持って必要な荷物をまとめましょう。

出発の前日には、忘れ物がないかチェックをしましょう。
特にパスポートや航空券など必要なものはどこにしまったか、念には念をいれて確認しましょう!

海外出張の事前準備まとめ

海外出張がきまったら、事前準備のスケジュールを立てましょう!

海外出張は早めに事前準備を徹底して行うことで、出発当日に焦ったり現地スケジュールに影響が出てしまうことを避けられます。

みなさんも、事前準備をしっかりして万全の状態で海外出張を迎えましょう!

 

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ザック

【経歴】とある大学 ▶︎ メーカーで技術営業 ▶︎ ドイツで新規開拓営業▶︎ 無職なう(転職活動中) 痩せるために禁酒に挑戦。効果が絶大で絶賛禁酒中!禁酒のあれこれなど書いています。

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